Système de gestion des tâches
Communication dans les centres de service métallurgique
Sur le marché actuel des métaux, il existe un besoin crucial de technologie pour soutenir une industrie en évolution rapide et en forte fluctuation. C’est particulièrement vrai en ce moment, alors que nous assistons à une croissance rapide accompagnée de restrictions et de réglementations accrues. Les dirigeants doivent être vigilants et surveiller les tenants et les aboutissants de leur entreprise. Les renseignements concernant les activités de leur personnel doivent leur être transmis rapidement et concis pour leur permettre de prendre des décisions rapides.
Avec le rythme effréné des centres de services métalliques d’aujourd’hui, la gestion de plusieurs projets ou tâches peut devenir un peu chaotique, ce qui peut entraîner des tâches manquées ou des retards de projet. La qualité, les comptes clients, les réclamations de matériaux, les retours clients, les commandes globales, les approbations d’achat, les approbations de prix, tous ces facteurs et bien d’autres doivent être gérés et suivis. Fini le temps où les vendeurs erraient dans le bureau avec des commandes à la main à la recherche d’une signature ; ça doit être automatisé. Les vendeurs doivent être sur leur téléphone ou répondre à des courriels pour faire leur travail.
Les solutions logicielles ERP modernes doivent offrir un système de « gestion des tâches ». La direction et le personnel recevront leurs tâches dans un format standardisé qui peut être configuré pour s’ouvrir dès que l’individu se connecte au système. Les tâches peuvent ensuite être filtrées par utilisateur, date, type d’entrée et statut de la tâche.
Les tâches peuvent être attribuées à des individus ou à des groupes, c’est-à-dire le service de crédit, la gestion des ventes devant être gérées par les utilisateurs de ce groupe. Les tâches peuvent ensuite être traitées par la personne à qui elles sont assignées ou, avec l’autorité appropriée, la tâche peut être transférée à un autre membre du groupe.
Le personnel peut prioriser les tâches et gérer rapidement les tâches les plus critiques. Les individus verront leurs écrans du Gestionnaire des tâches, et la direction pourra également voir les écrans individuels du Gestionnaire des tâches, ce qui permettra à la direction et au personnel de visualiser et d’agir rapidement sur diverses tâches telles que :
Approbation du rachat de matériel
Approbation des notes de crédit/notes de débit
Documents approuvés
Approbation intersociétés
Commandes nécessitant une approbation de crédit
Approbation des prix
Approbation du bon de commande
Examiner les documents
Tâches de courriel
Scan vers facture
Approbation des commandes de commerce électronique
Les tâches assignées sont générées par les activités commerciales quotidiennes. Voici quelques exemples.
Approbation de crédit
Une commande créée pour un client signalé par un crédit pour une raison quelconque remplira le tableau de bord du gestionnaire de tâches des gestionnaires de crédit pour approbation ou refus. Toutes les tâches sont estampillées au moment de la création.
Approbation du bon de commande
Les entreprises peuvent établir des valeurs maximales de bon de commande, par exemple Vendeurs = 5 000 $, directeurs des ventes = 25 000 $. Tout bon de commande en dehors des limites sera automatiquement rempli dans le tableau de bord des tâches des gestionnaires d’achats pour approbation. Les bons de commande de grande valeur peuvent également devoir être approuvés par deux ou plusieurs gestionnaires.
Approbation des prix
Des marges bénéficiaires brutes minimales et maximales peuvent être établies pour tout produit ou groupe de produits. Si une commande générée ne correspond pas à ces paramètres, elle sera automatiquement renseignée dans le tableau de bord des tâches du responsable des ventes pour approbation.
Tâches personnelles
La version moderne du pense-bête. Le personnel peut simplement remplir son gestionnaire de tâches et s’assurer qu’il s’occupera de toutes les tâches individuelles qu’il pourrait avoir. Rien ne passera entre les mailles du filet.
Un système de gestion des tâches assurera une gestion efficace et rapide de toutes les tâches et se traduira par une main-d’œuvre plus productive. Une communication interne efficace et opportune devient essentielle si les entreprises veulent être en mesure de fournir le niveau élevé de service à la clientèle requis sur le marché concurrentiel d’aujourd’hui.
