Sistema de Gestión de Tareas
Comunicación en los Centros de Servicios Metalúrgicos
En el mercado metalúrgico actual, existe una necesidad crucial de tecnología para respaldar una industria dinámica y en constante fluctuación. Esto es especialmente cierto en estos momentos, ya que estamos presenciando un rápido crecimiento con mayores restricciones y regulaciones. Los gerentes deben estar atentos y supervisar los pormenores de su negocio. La información sobre las actividades de su personal debe serles entregada de manera rápida y concisa para que puedan tomar decisiones ágiles.
Con el ritmo frenético de los centros de servicio metalúrgico actuales, la gestión de múltiples proyectos o tareas puede volverse caótica, lo que puede provocar la pérdida de asignaciones o retrasos en los proyectos. La calidad, las cuentas por cobrar de los clientes, las reclamaciones de materiales, las devoluciones de los clientes, los pedidos generales, las aprobaciones de compras y de precios, todos estos factores y muchos más, deben gestionarse y rastrearse. Atrás quedaron los días en que los vendedores deambulaban por la oficina con pedidos en la mano buscando una firma; esto debe automatizarse. Los vendedores necesitan estar en sus teléfonos o respondiendo correos electrónicos para realizar su trabajo.
Las soluciones de software ERP modernas deben ofrecer un sistema de «Gestión de Tareas». La gerencia y el personal recibirán sus tareas en un formato estandarizado que se puede configurar para que se abra al iniciar sesión en el sistema. Las tareas se pueden filtrar por usuario, fecha, tipo de entrada y estado.
Las tareas se pueden asignar a individuos o grupos, por ejemplo, al departamento de crédito o a la gestión de ventas, para que las gestionen los usuarios de ese grupo. Las tareas pueden ser gestionadas por la persona a quien se les asignó la tarea o, con la debida autorización, pueden ser transferidas a otro miembro del grupo.
El personal puede priorizar las tareas y gestionar las más críticas con rapidez. Los usuarios verán sus pantallas del Administrador de Tareas, y la gerencia también podrá verlas. Esto permitirá a la gerencia y al personal ver y gestionar rápidamente diversas tareas, como:
Aprobación de Compra de Material
Aprobación de Nota de Crédito/Débito
Documentos Aprobados
Aprobación intercompañía
Pedidos que requieren aprobación de crédito
Aprobación de precios
Aprobación de órdenes de compra
Revisar documentos
Tareas de mensajes
Escanear a factura
Aprobación de pedidos de comercio electrónico
Las tareas asignadas se generan a partir de las actividades diarias de la empresa. Aquí hay algunos ejemplos.
Aprobación de Crédito
Un pedido creado para un Cliente que esté marcado por crédito por cualquier motivo se publicará en el panel del Administrador de Tareas de los Gestores de Crédito para su aprobación o rechazo. Todas las Tareas se sellan al momento de su creación.
Aprobación de la OC
Las empresas pueden establecer valores máximos para las órdenes de compra, por ejemplo, Vendedores = $5000, Gerentes de Ventas = $25,000. Cualquier orden de compra que supere los límites se registrará automáticamente en el Panel de Tareas de Gerentes de Compras para su aprobación. Las órdenes de compra de alto valor también pueden requerir la aprobación de dos o más gerentes.
Aprobación de Precios
Ganancia bruta mínima y máxima Se pueden establecer márgenes para cualquier producto o grupo de productos. Si se genera un pedido que no cumple con estos parámetros, se completará automáticamente en el Panel de Tareas del Gerente de Ventas para su aprobación.
Tareas Personales
La versión moderna de la nota adhesiva. El personal puede simplemente completar su Administrador de Tareas y tener la seguridad de que se encargará de cualquier tarea individual que tenga. Nada se quedará sin completar.
Un sistema de Gestión de Tareas garantizará la gestión eficiente y oportuna de todas las tareas, lo que resultará en un equipo más productivo. Una comunicación interna eficiente y oportuna es fundamental para que las empresas puedan brindar el alto nivel de servicio al cliente que exige el competitivo mercado actual.
